Cómo preparar a tu empresa para una revisión documental
Una ruta para centralizar contratos, comprobantes y evidencias antes de que el desorden afecte tu respuesta.
4 min de lectura
Una revision documental no evalua si tu empresa es honesta. Evalua si puede demostrar lo que declaro. Son dos cosas distintas, y muchas empresas correctas quedan mal paradas simplemente porque la evidencia esta dispersa entre correos, carpetas locales y la memoria de dos personas.
Prepararse no consiste en acumular papeles. Consiste en poder reconstruir, en un plazo razonable, el camino completo de una operacion: desde la orden que la autorizo hasta el pago que la cerro. Este articulo explica como dejar ese camino trazado antes de que alguien lo pida.
Que se revisa realmente
Un requerimiento suele partir de una inconsistencia detectada en un cruce: una diferencia entre tu 606 y el 607 de un proveedor, un credito de ITBIS que no encuentra respaldo, una retencion declarada que no aparece del otro lado. El punto de partida es casi siempre un numero, no una sospecha general.
A partir de ahi, lo que se pide es la trazabilidad de ese numero. No basta con el asiento contable: se pide el comprobante fiscal, la evidencia del pago, y frecuentemente el documento que sustenta la operacion, sea contrato, orden de compra o acta.
Por eso la pregunta util para autoevaluarse no es si la contabilidad esta al dia, sino cuanto tiempo tomaria reunir esos tres documentos para una operacion de hace catorce meses. Si la respuesta se mide en dias, hay trabajo por hacer.
Puntos clave
- El detonante suele ser una inconsistencia en un cruce, no una sospecha.
- Se pide trazabilidad completa: comprobante, pago y documento de sustento.
- La prueba real es cuanto tardas en reunirlos para una operacion antigua.
El detonante suele ser una inconsistencia en un cruce, no una sospecha.El expediente por operacion
La forma mas eficiente de estar preparado es organizar por operacion, no por tipo de documento. La mayoria de las empresas guarda todas las facturas juntas, todos los contratos juntos y todos los comprobantes de pago juntos. Cuando llega un requerimiento sobre una operacion especifica, hay que recorrer tres archivos distintos para armarla.
Un expediente por operacion invierte esa logica: cada transaccion relevante tiene su carpeta con todo lo que la sustenta. Para operaciones recurrentes de bajo monto no vale la pena, pero para las que superan un umbral definido por la empresa, el ahorro en una revision es considerable.
El umbral lo define cada negocio segun su volumen. Lo importante es que exista y que sea conocido, porque un criterio que solo esta en la cabeza del administrador deja de aplicarse el dia que esa persona sale de vacaciones.
- 1Define un umbral de monto a partir del cual cada operacion tiene expediente propio.
- 2Incluye en el expediente: documento de sustento, comprobante fiscal y evidencia de pago.
- 3Nombra los archivos con un patron fijo que incluya fecha, contraparte y monto.
- 4Guarda en una ruta compartida, no en el equipo de una persona.
Los puntos debiles mas comunes
El primero son las operaciones con partes relacionadas: prestamos entre socios y la empresa, servicios prestados por empresas del mismo grupo, uso de bienes personales en la actividad. Son legitimas, pero necesitan documentacion que muchas veces nunca se produjo porque entre conocidos parecia innecesaria.
El segundo son los pagos al exterior. Ademas del soporte de la operacion, hay que poder demostrar la retencion aplicada. Vale la pena revisar aqui el cambio de la Ley 30-26, que redujo al 15% la retencion sobre pagos al exterior por licencias de software, publicidad en linea, almacenamiento de datos y regalias a no residentes.
El tercero es el archivo digital sin criterio. Tener todo escaneado no es lo mismo que tenerlo localizable. Un archivo llamado documento final version 2 corregido no es evidencia: es un problema futuro.
Puntos clave
- Las operaciones con partes relacionadas necesitan documentacion formal.
- Los pagos al exterior requieren evidencia de la retencion aplicada.
- Escaneado no es lo mismo que localizable.
Como responder cuando llega el requerimiento
La primera regla es no improvisar la respuesta. Un requerimiento tiene plazo, y usar ese plazo para reunir la informacion completa produce mejor resultado que responder rapido con lo que hay a mano y tener que complementar despues.
La segunda es responder exactamente lo que se pregunta. Enviar material adicional que nadie pidio no demuestra transparencia: amplia la superficie de revision y suele generar preguntas nuevas.
La tercera es dejar constancia interna de lo entregado. Guardar copia exacta de lo que se envio, con fecha, permite que la siguiente conversacion parta del mismo punto y no de una reconstruccion.
- 1Lee el requerimiento e identifica con precision que operacion y periodo abarca.
- 2Reune la documentacion completa antes de responder, dentro del plazo otorgado.
- 3Responde solo lo solicitado, sin anexar material adicional no pedido.
- 4Archiva copia exacta de lo entregado, con la fecha de entrega.
- 5Si detectas un error propio en el proceso, evalua rectificar antes de que se determine.
Base oficial
Codigo Tributario (Ley 11-92), deberes formales de los contribuyentes; Ley 30-26 del 18 de junio de 2026; procedimientos de fiscalizacion de la DGII.