Gastos deducibles: qué debes exigir a tu equipo antes de cerrar el mes
Qué soportes pedir, cómo clasificar gastos y dónde suelen aparecer observaciones en revisiones fiscales.
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Cada cierre repite la misma escena: el equipo entrega gastos reales que la empresa efectivamente pago, y una parte de ellos no se puede deducir. No porque sean falsos, sino porque les falta algo que solo se podia conseguir en el momento de la compra y ya no se puede conseguir despues.
La deduccion no se pierde en la contabilidad. Se pierde en la caja, en el almuerzo con el cliente, en la ferreteria de la esquina. Este articulo define que hay que exigirle al equipo antes de que el gasto ocurra, para que el cierre solo tenga que registrar.
La regla base del articulo 287
El articulo 287 del Codigo Tributario establece el principio: para determinar la renta neta imponible se restan de la renta bruta los gastos necesarios efectuados para obtenerla, mantenerla y conservarla. La palabra clave es necesarios, y su interpretacion es mas estricta de lo que suele asumirse.
Necesario significa vinculado a la generacion de renta gravada del negocio. Un gasto personal del socio no lo es, aunque se pague desde la cuenta de la empresa. Un gasto de una linea de negocio exenta tampoco genera credito de ITBIS deducible en la misma proporcion que uno gravado.
Sobre esa base, la DGII ha emitido normas complementarias que definen gastos no admitidos. La consecuencia practica es que la deducibilidad no depende solo de que el gasto sea real, sino de que sea necesario, este documentado y este pagado por la via correcta.
Puntos clave
- El gasto debe ser necesario para obtener, mantener y conservar la renta.
- Real y necesario no basta: hace falta documentacion y via de pago correctas.
- Los gastos personales pagados por la empresa no son deducibles.
El gasto debe ser necesario para obtener, mantener y conservar la renta.El comprobante correcto, no cualquier comprobante
Un gasto solo es deducible si esta amparado en un comprobante fiscal con valor de credito fiscal, sea NCF o e-CF. Esta es la distincion que mas se pierde en el dia a dia: un comprobante de consumo final, el que se entrega a un cliente particular, no sirve para deducir ni genera credito de ITBIS.
Cuando un colaborador compra a nombre propio y presenta el comprobante de consumo, el gasto es real pero fiscalmente inutil. Recuperarlo despues implica pedirle al proveedor que sustituya el comprobante, algo que muchas veces ya no es posible una vez cerrado su periodo.
Por eso la regla operativa mas util es tambien la mas simple: el comprobante fiscal valido, con el RNC de la empresa, es condicion para reembolsar. No es una politica contable, es una politica de caja.
Puntos clave
- El comprobante de consumo final no permite deducir ni acreditar ITBIS.
- El comprobante debe llevar el RNC de la empresa, no el del colaborador.
- Sin comprobante valido no hay reembolso: es la regla que mejor funciona.
El limite de RD$50,000 que sorprende a muchos
Para pagos que superan los cincuenta mil pesos, ademas del comprobante fiscal con valor de credito fiscal, la ley exige que el pago se realice por medios del sistema bancario y de intermediacion financiera que identifiquen al beneficiario, distintos del pago en efectivo.
El detalle que hay que cuidar es el fraccionamiento. Dividir un pago de RD$120,000 en tres pagos en efectivo de RD$40,000 para quedar bajo el limite no resuelve el problema: la operacion sigue siendo una, y la administracion la evalua como tal.
Este requisito tiene un efecto secundario positivo. Obliga a que los pagos grandes dejen rastro bancario, lo que a su vez facilita la conciliacion y reduce el riesgo de pagos duplicados o no autorizados.
Puntos clave
- Sobre RD$50,000: comprobante fiscal mas pago bancario identificable.
- Fraccionar el pago para evadir el limite no funciona.
- El efectivo invalida la deduccion aunque el comprobante sea correcto.
Que exigirle al equipo antes de cerrar el mes
La lista siguiente no es contable: es una lista de condiciones para autorizar y reembolsar un gasto. Aplicada de forma consistente, elimina la mayor parte de los ajustes de cierre.
- 1Comprobante fiscal con valor de credito fiscal, a nombre y RNC de la empresa.
- 2Concepto claro del gasto y a que actividad de la empresa corresponde.
- 3Via de pago bancaria para todo monto que supere RD$50,000.
- 4Fecha del comprobante dentro del periodo que se esta cerrando.
- 5Para servicios de personas fisicas, evidencia de la retencion practicada.
- 6Entrega dentro de la fecha de corte, no despues del envio del 606.
Casos frecuentes que conviene decidir de antemano
Hay gastos que se repiten en toda PYME y que generan discusion cada mes porque nunca se definio el criterio. Combustible sin relacion documentada con la actividad, atenciones a clientes, gastos de vehiculos de uso mixto, compras hechas por socios con tarjeta personal.
Ninguno se resuelve mejor en el cierre que antes. Definir por escrito que se acepta, con que soporte y hasta que monto convierte una discusion mensual en una consulta de dos minutos. Y cuando llega una revision, ese documento es evidencia de que la empresa aplico un criterio, no una improvisacion.
Puntos clave
- Define por escrito el criterio para los gastos que se repiten.
- Los gastos de uso mixto necesitan un criterio de proporcion documentado.
- Un criterio escrito y aplicado vale como evidencia frente a una revision.
Base oficial
Codigo Tributario (Ley 11-92), articulo 287 y normas generales complementarias de la DGII sobre gastos no admitidos.